内部統制システムに関する基本的な考え方及びその整備状況

内部統制システムに関する基本的な考え方

会社法及び会社法施行規則に基づき、以下のとおり業務の適正性を確保するための体制(内部統制システム)を整備する。

取締役の職務執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

  1. 社内規程に基づき、取締役の職務執行に係る情報を文書又は電磁的方法(以下、「文書等」という)により記録し、保存する。
  2. 取締役及び監査役は社内規程により常時これらの文書等を閲覧できるものとする。

損失の危険の管理に関する規程その他の体制

  1. 安全、品質、環境、災害、感染症及び情報管理等に係るリスクについてはそれぞれの担当部門で規程等の制定、研修の実施、マニュアルの作成・配布等を行う。
  2. 安全、品質及び環境等事業活動に伴って発生するリスクに関しては、中央安全品質委員会及び安全品質管理部において、その他のリスクに関しては、リスク&コンプライアンス委員会(以下「RC委員会」という。)において、リスクの未然の防止と生じたリスクへの対応に取り組む。
  3. 取締役、執行役員及び使用人(以下、「役職員」という。)は、社内規程に基づき、工事の損益管理を実施し、利益の確保及び損失の未然防止に努める。
  4. 組織横断的リスク状況の監査は監査部を中心に行うものとし、その結果を取締役社長に報告する。

取締役の職務執行が効率的に行われることを確保するための体制

  1. 取締役、執行役員及び管理職の職務執行が効率的かつ適正に行われるよう、社内規程において担当部門及び各組織の所管業務を定める。
  2. 各部門の業績等については、中期計画及びその達成に向けた年度計画を策定し、社長及び各部門担当執行役員で構成する経営会議、取締役会で検討のうえ、承認する体制とする。
  3. 経理部及び経理担当役員が月次単位で年度計画の達成状況を把握・分析のうえ、取締役会に報告する。
  4. 取締役会は定期的に進捗状況を監督し、効率化を阻害する要因を排除・低減するなどの改善を促すことにより、目標達成の確度を高める。

役職員の職務執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

  1. 役職員が法令、定款及び企業理念を遵守した行動をとるための社員行動基準を定める。それぞれの担当部門は、コンプライアンスに関する規程等の制定、研修の実施、マニュアルの作成・配布等を行い、当該規程に基づいた職務執行の徹底を図る。
  2. RC委員会は全社のコンプライアンスの取り組みを横断的に統括し、同委員会を中心に役職員教育等を行う。
  3. 監査部はコンプライアンスの状況を監査する。
  4. 国内外の競争法の遵守については、当社グループ内における疑わしい行為を含む入札談合行為根絶のため、競争法に関する教育を継続的に実施するとともに、総務部及び各部門は協力・連携を図りコンプライアンスに関する規程等の運用及び遵守状況を定期的に確認し、不備については速やかに改善する。
  5. コンプライアンス上疑義のある行為等について役職員が直接情報提供を行う手段として社内及び社外に業務相談・通報窓口を設ける。
  6. 反社会的勢力の排除に向けて反社会的勢力との関係を遮断し、不当要求は一切受け付けず、総務部を対応統括部署として、警察当局、顧問弁護士等と協力・連携を図り、事案に応じて関係部門と協議のうえ対応を行う。

財務報告の適正性を確保するための体制

  1. 取締役会の方針のもと、各部門・子会社は、金融商品取引法及び金融庁が定める評価・監査の基準並びに実施基準に沿った内部統制システムの整備及び適切な運用を図り、財務報告の適正性の確保に努める。
  2. 監査部は、各部門・子会社の内部統制システムの整備及び適切な運用状況について監査を行い、不備については各部門・子会社に改善を促す。
  3. 各部門・子会社は、監査部の評価・監査・指導により改善を促されたときは、速やかに改善するように努める。

当社並びにその親会社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

  1. 子会社の事業に関して責任を負う取締役を任命し、各社の経営状況の把握に努めるほか、コンプライアンス体制、リスク管理体制を構築する権限を与え、本社管理部門はこれらを横断的に推進し、管理する。
  2. 関係会社管理規程に基づき、当社経営会議、取締役会で報告・附議すべき決定事項・発生事実やリスク管理、コンプライアンス等に関する一定の事項について子会社から報告を受け、又は必要により当社と協議を行う。
  3. 当社グループ横断的な主要リスクについては、当社の担当部門等と各子会社が自社事業の遂行に伴うリスクを再評価のうえリスク管理を行うほか、子会社における固有のリスクについても、当社が支援を行い、リスクの軽減等を図る。
  4. 各子会社の事業計画は、当社の中期計画及び年度計画の一環として策定され、業績が定期的に報告される体制とする。当該報告に関して所要の対策等を検討し、速やかに実施されるように支援する。
  5. コンプライアンスに関して、当社のRC委員会や総務部等が当社グループ内の主要なコンプライアンスリスクごとに展開する発生防止策に従い、各子会社において、自社特有のリスクを含め、対策を講じる体制とする。なお、内部通報のための業務相談・通報窓口は、当社グループ共通の社外窓口を設ける。
  6. 子会社の監査は、監査部及び経理部が行うものとし、その結果を取締役社長に報告する。
  7. 親会社のコーポレートスタッフ部門と当社の本社管理部門はコンプライアンス及びリスクに関する意見交換を行い、適時に必要な施策を実施する。

監査役の職務を補助すべき使用人を置くことに関する事項、監査役の職務を補助すべき使用人の取締役からの独立性に関する事項及び監査役の使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項

  1. 監査役の職務を補助する使用人として監査役付を任命する。
  2. 監査役は監査役付に監査業務に必要な事項を命令することができるものとし、この命令を受けた監査役付はこの命令に関して取締役、監査部長等の指揮命令は受けないものとする。
  3. 監査役付の任免、異動、昇給、人事評価及び懲戒については予め監査役会より、意見を聴取し尊重する。

当社並びに子会社の役職員及び子会社の役職員から報告を受けた者が当社監査役に報告をするための体制その他の当社監査役への報告に関する体制

  1. 当社並びに子会社の役職員及び子会社の役職員から報告を受けた者は、当社監査役に対して、法定の事項に加え、当社、子会社及び当社グループに重大な影響を及ぼす事項、内部監査の実施状況、社内規程に基づく通報状況及びその内容を適時に報告する。

監査役へ報告を行った者が当該報告を行ったことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制

  1. 内部通報に関する規程において、通報者に対して通報を行ったことを理由として解雇その他の不利益な取扱いを行わない旨を規定するなど、当社及び子会社は、監査役に前項の報告を行ったことを理由として、当該報告を行った者に対して不利な取扱いを行わない。

監査役の職務執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項

  1. 監査役の職務執行について生ずる費用又は債務の処理のため、毎年度、監査役の承認のもと必要な予算を設定し、監査役から前払又は支出した費用等の償還、負担した債務の弁済の請求があった場合には、速やかに対応する。
  2. 監査役がその職務執行に関連して弁護士、公認会計士等の外部専門家に相談する場合の費用は、会社が負担する。

その他の監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

  1. 監査役会と取締役社長とはそれぞれ定期的に意見交換を行う。
  2. 監査役は各部門からヒアリングを行う機会を定期的に確保する。
  3. 監査役は経営会議、RC委員会その他重要な会議に出席し必要に応じて意見交換を行うことができる。

内部統制システムの整備状況

当社の経営管理組織は、経営方針等の重要事項に関する意思決定及び業務執行の監督機関として「取締役会」、業務執行機関として「代表取締役」、監査機関として「監査役会」を設置しております。また、グループ全体の経営戦略や中長期の経営方針等を審議する機関として「経営会議」を設置し、取締役会の意思決定を支援するとともに、代表取締役の業務執行の強化や迅速性を高めるため、2004年6月より「執行役員制」を導入しております。

監査役会

監査役の監視機能強化の一環として、常勤監査役は取締役会だけでなく、重要な経営テーマを審議する経営会議やRC委員会その他の重要な会議に出席し、経営状況の的確な把握や監視に努めております。
一方、社外監査役は、経験、見識に基づいた客観的な視点からの問題把握と意見を述べ、常勤監査役による日常監査と併せて、監査役会の一層の活性化を図り、監査機能の充実に努めております。
また、監査役の業務を補助すべき者として、専任者1名、兼任者5名の使用人(監査役付)を配置しており、監査役付は、監査役の指揮命令に基づき、業務を行っております。

内部監査体制

取締役会の方針(内部統制システムの基本方針)に基づき、内部統制システムの整備・運用状況について監査を行う内部監査部門として監査部を設置しております。同部は、当社グループ会社を含めた監査を実施し、監査役及び会計監査人とも適宜連携を取って監査を実施しております。

リスク管理体制及びコンプライアンス体制

リスクの全社一元管理を進め、個別リスク管理によるバラツキを是正し、全社の対策レベルの向上を図ることを目的にRC委員会を設置しております。会社の事業継続に大きな影響を与えるリスクに対しては、個別の委員会、主管部門と連携し、未然防止から発生対応までの対策を講じていくとともに、会社全体のリスク管理方針の決定と指示、推進を行っております。また、コンプライアンスの推進も同委員会で行っております。
当社グループは法令遵守に加え、人権の尊重、公正な取引、知的財産等に係る基本方針を盛り込んだ「住友電設グループ社員行動基準」を制定し、適切な事業活動を行っております。また、内部通報制度を構築し、適時に代表取締役、監査役への報告を行う体制を整備しております。

情報管理体制

株主総会議事録、取締役会議事録、監査役会議事録、経営会議議事録等は適切に保管しております。